O que configurar, e em que ordem, antes de começar a usar o EventFlow no dia a dia.
Antes de cadastrar o primeiro evento, o EventFlow precisa de algumas configurações de base. A ordem abaixo não é obrigatória, mas é a que evita retrabalho: cada passo aproveita o que o anterior já deixou pronto. Se você pular direto pros Eventos, o sistema funciona, mas vários campos vão aparecer vazios (sem plano de contas pra classificar, sem cliente pra selecionar, sem equipamento no catálogo).
Este guia é só o mapa. Cada passo tem um guia próprio, mais detalhado — os links estão em cada seção.
Do "abrir o sistema pela primeira vez" ao "cadastrar o primeiro evento".
Pense em três blocos: primeiro você configura a empresa (dados, parâmetros, usuários), depois monta a estrutura financeira e o catálogo (plano de contas, contas bancárias, equipamentos, inventário), e só então começa a operar (pessoas, eventos, orçamentos, financeiro).
Coisas que você define uma vez e quase não mexe depois.
Configurações → Dados da Empresa
Razão social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, site e o logo. Esses dados aparecem no cabeçalho e rodapé de todo orçamento impresso e recibo — por isso vêm primeiro. Aqui também ficam as contas bancárias da empresa, usadas nas informações de pagamento do orçamento.
Configurações → Parâmetros
As "regras de comportamento" do sistema: textos padrão de orçamento, validade, percentuais de multa e juros, se permite equipamento com data diferente da sala, se permite diárias divergentes, e várias outras. Vários desses parâmetros controlam travas que você vai encontrar depois na operação — por isso vale configurar antes.
Configurações → Usuários
Cadastre as pessoas da equipe que vão acessar o sistema e defina o que cada uma pode ver e fazer (perfis e permissões por módulo). Cada usuário nasce obrigado a trocar a senha no primeiro acesso.
Financeiro → Plano de Contas · Financeiro → Bancos e Contas
O Plano de Contas é a estrutura de "gavetas" onde todo lançamento financeiro é classificado — sem ele, você não consegue lançar nada no financeiro nem tirar relatórios organizados. As Contas Bancárias (incluindo o Caixa Geral, que já vem pronto) são onde o dinheiro entra e sai.
O que vai aparecer pra selecionar dentro dos orçamentos.
Equipamentos
O catálogo de tudo que você oferece — equipamentos de locação e serviços (recepcionista, garçom, etc.). É daqui que você "puxa" os itens ao montar um orçamento. Cada equipamento tem um valor sugerido e um tipo de cobrança padrão.
Inventário
Os bens físicos que a empresa possui (as unidades reais). Diferente do Equipamento (que é o "item de catálogo"), o Inventário controla quantas unidades existem de verdade — é o que alimenta o cálculo de Disponibilidade.
Com a base pronta, o dia a dia.
Pessoas
Seus clientes (pessoa física ou empresa) e os contatos vinculados a eles. Você pode cadastrar antes ou criar na hora, direto do evento — mas ter os principais já cadastrados agiliza.
Eventos e Orçamentos · Financeiro
Aqui é o coração do sistema: você cria o Evento, monta um ou mais Orçamentos dentro dele, adiciona as Salas e os equipamentos, imprime a proposta, e — quando aprovado — acompanha o financeiro (contas a pagar/receber, caixa).