O coração do sistema. Como criar eventos e orçamentos, montar salas e equipamentos, entender cada campo do item, o financeiro do evento e as travas de status.
A relação central pra entender tudo: um Evento pode ter vários Orçamentos dentro dele. Pense no Evento como a "pasta" e cada Orçamento como uma proposta específica — você pode ter um Orçamento de "Estrutura" e outro de "Som e Iluminação" pro mesmo evento, cada um com seu valor, suas Salas e seu status.
Este é o guia mais longo do manual, porque este é o módulo mais completo. Use o índice pra pular direto pro que precisa.
O que cada coluna da linha mostra.
A tela Eventos e Orçamentos lista todos os eventos. Cada linha resume:
O nome do evento e o cliente contratante.
As datas de início e fim do evento. A lista abre ordenada por Período crescente (os mais próximos primeiro) — clique no cabeçalho "Período" pra inverter e ver do mais distante pro mais próximo.
O status do evento — que é calculado automaticamente a partir dos orçamentos dentro dele (ver seção 4).
Quantos orçamentos "valem" naquele evento. Este contador não conta orçamentos cancelados nem não aprovados — só os que estão ativos de verdade.
Eventos Finalizados com alguma pendência ganham um indicador: Não faturado (vermelho), Faturado (amarelo) ou Quitado (verde). Independente, pode aparecer junto Aguardando pagamentos (azul), quando há saldo em aberto. Sem nenhuma pendência, nenhuma badge aparece — e a aba de filtro "Finalizados c/ pendência" só surge quando existe pelo menos 1 evento nessa situação.
Dois campos de data (de/até) filtram a lista pelo período do evento — um "✕" some quando o filtro está limpo e aparece pra limpar rápido assim que você preenche alguma das datas.
Um combo de busca filtra a lista pelo Responsável do evento/orçamento, com um atalho "Meus orçamentos" pra ver só o que é seu — é um filtro opcional que você escolhe usar, não uma restrição automática (todo usuário com permissão continua vendo a lista inteira por padrão).
Gera em PDF a lista de eventos exatamente como está na tela — respeitando a busca e a aba/filtro de status/período ativos no momento.
Ao abrir um evento, você navega entre ele e seus orçamentos por abas.
No topo do evento há uma barra de abas: uma para o próprio Evento e uma para cada Orçamento. Clicando, você alterna entre eles. Dentro de cada um, há as seguintes seções:
Os dados básicos (nome, cliente, datas, local). O botão Editar abre o formulário completo.
A Lista de Equipamentos: as Salas e os itens dentro de cada uma. É onde o orçamento ganha valor.
Lançamentos, Divisão de Pagadores, resumo financeiro e saldo do evento/orçamento (seção 10). Com o parâmetro "Centralizar lançamentos no Evento" ligado (guia de Parâmetros), esta aba some do Orçamento — continua existindo normalmente no Evento.
Fornecedores e equipes contratadas pra aquele evento/orçamento (seção 9).
Só no Evento (não existe no Orçamento) — atalho somente leitura com as Faturas Fiscais já emitidas pra este Evento. O botão "Ir pra Fiscal" manda pra tela completa (Financeiro → Fiscal) pra gerar, parcelar, agrupar com outro Evento do mesmo cliente ou anexar documentos — nada disso é feito por aqui.
O rascunho editável do Contrato de Locação (seção 13).
Gera o PDF do orçamento pra enviar ao cliente (seção 11).
Anexos, galeria e notas internas do evento.
O histórico de tudo que aconteceu (mudanças de status, edições) — para auditoria.
O mesmo formulário serve pro Evento e pra cada Orçamento.
Num Orçamento, é o que diferencia os orçamentos do mesmo evento entre si (ex.: "Estrutura", "Som").
O usuário responsável. Só o próprio responsável, ou um Administrador/Master, pode trocar quem está aqui.
O período do evento. Não confundir com o período de cada equipamento na Lista, que pode ser diferente.
Onde acontece. Tem busca com cadastro rápido — se o local não existir, você digita e o sistema oferece cadastrá-lo na hora.
Quando a equipe monta e desmonta — geralmente diferente do período do evento (ex.: montagem no dia anterior).
Texto livre com instruções pra equipe (ex.: "acesso pelos fundos", "carga e descarga só até 10h"). Aparecem impressas na Ordem de Serviço (guia de Dashboard e Calendário da Equipe) — não saem no Orçamento comercial do cliente.
O cliente é buscado em Pessoas (categoria Cliente) — uma Pessoa que ainda não é Cliente também aparece na busca, marcada "ainda não é Cliente"; selecioná-la promove a categoria automaticamente, em vez de forçar um cadastro novo duplicado. Ao escolher um contato, telefone e e-mail são preenchidos — mas ficam editáveis, porque o contato pode ter passado um dado diferente naquele momento. Se você alterar aqui, o novo valor é gravado no cadastro da pessoa como padrão. Quando o cliente tem exatamente 1 contato cadastrado, ele já vem auto-selecionado; com 0 ou 2+, o Contato padrão marcado no cadastro da Pessoa (guia de Cadastro de Pessoas) vem pré-selecionado — senão, a escolha é manual.
Campo de texto livre no Orçamento — não gera nem controla nenhum lançamento, serve só pra alimentar o placeholder {forma_pagamento} no Contrato de Locação (seção 13).
Nasce pré-preenchida pelo texto padrão dos Parâmetros (com placeholders já resolvidos, ver guia de Parâmetros). Depois fica 100% livre pra editar.
Como o status funciona — e as regras que ele impõe.
Você muda o status do Orçamento. O status do Evento é sempre calculado a partir dos orçamentos, por prioridade: se algum está "Em orçamento", o evento fica Em orçamento; senão, se algum está Aprovado, fica Aprovado; senão, se algum Finalizado, Finalizado; senão (só cancelados/não aprovados) vence o mais frequente, e no empate prevalece Cancelado.
Apagar um Evento ou Orçamento nunca é definitivo na hora — é um soft-delete (o registro fica marcado como apagado, mas continua no banco). Um Evento apagado leva junto todos os seus Orçamentos.
Um Evento/Orçamento apagado pode ser restaurado — volta a aparecer normalmente na lista, junto com os Orçamentos que foram apagados junto dele no mesmo momento.
O botão Forçar status…, disponível só pra Administrador/Master e só no Evento (não no Orçamento), ignora o cálculo automático da seção anterior e fixa o status do Evento manualmente — útil quando a regra de prioridade automática não reflete a realidade de um caso específico.
As Salas agrupam os equipamentos dentro do orçamento.
Uma Sala é um agrupamento de equipamentos — normalmente por ambiente (Palco, Recepção, Cozinha) ou por período. Cada item do orçamento fica dentro de uma Sala.
Mostra o nome, o período agregado (menor data de início e maior data de fim entre os itens) e a quantidade de equipamentos. Ex.: "Palco — 05/10 ~ 08/10 (7)".
As salas nascem recolhidas; ao abrir uma, as outras recolhem — só uma fica aberta por vez, pra não rolar demais. Você pode reordenar salas e itens arrastando.
Ao adicionar um equipamento do catálogo à Sala, a linha do item tem estes campos.
Vem do catálogo, mas é uma fotografia — editar aqui não muda o catálogo, e mudar o catálogo depois não muda este item. É o texto que sai no orçamento.
O período de uso daquele item. Pode ser diferente do período da Sala e do Evento (ver seção 7).
Quantas diárias serão cobradas. O sistema calcula pelo período, mas você pode ajustar — dependendo de um parâmetro (seção 7).
Quantas unidades do item. Multiplica o valor.
O preço de uma unidade por diária. Vem sugerido do catálogo, editável aqui.
Valor unitário × diárias × quantidade. É calculado sozinho, você não digita.
Marcar zera o valor unitário automaticamente — o item entra no orçamento sem custo (brinde). Desmarcar recalcula o valor do catálogo.
Vem do catálogo (cadastro do Equipamento) e fica travado no momento em que o item entra na Sala — não é mais editável aqui, e nem reage se o cadastro do Equipamento mudar depois. Cada tipo é cadastrado livremente em Parâmetros (guia de Parâmetros da Empresa) com uma descrição (ex.: "Diária", "Período", "Unidade", "M²") e diz se conta por dia — se sim, a coluna Diárias calcula pelo período (ver seção 7); se não, a cobrança é fixa (diárias = 1). Um tipo também pode estar marcado pra exibir como texto: nesse caso, em vez de mostrar um número, a coluna Diárias mostra a própria descrição do tipo (ex.: "Período" no lugar de "1") — evita a estranheza de ver "1 diária" num item que na verdade é cobrado por período fechado.
Textos extras do item; cada um tem um controle pra exibir ou não no PDF.
Você pode anexar imagens ao item (foto do equipamento montado, referência), que podem sair no orçamento com legenda automática ("[item] em [sala] ([período])").
Duas situações que têm regra própria — e um parâmetro que as governa.
Quando você põe num item um período diferente dos outros itens da mesma Sala, o comportamento depende de um parâmetro:
O item pode ficar na Sala mesmo com período próprio. A Sala passa a mostrar o período agregado.
O sistema move o item automaticamente pra uma Sala com o mesmo período — reaproveitando uma sala compatível se existir, ou criando uma nova Sala com aquele período. Você recebe um aviso de que o item mudou de sala.
O sistema calcula as diárias pelo período. Se você digitar um número diferente do calculado:
Você pode digitar o número que quiser; o item ganha um aviso amarelo de que as diárias divergem do período — útil, mas fica sinalizado.
O campo Diárias trava e sempre segue o cálculo do período — não dá pra divergir.
Dá pra dar desconto no orçamento inteiro e/ou item por item.
Um desconto sobre o total, em valor (R$) ou percentual (%), com uma observação opcional e controle de exibição no PDF.
Cada item pode ter seu próprio desconto (R$ ou %), mostrado numa sub-linha abaixo do item.
Os dois são independentes e paralelos: pode haver um, o outro, ou os dois juntos. O totalizador mostra o valor bruto, o total de descontos e o valor líquido.
Fornecedores e equipes contratadas para o evento.
Na aba Terceirizados e equipes contratadas você registra quem foi contratado pra aquele evento/orçamento: o fornecedor (uma Pessoa das categorias Fornecedor/Terceirizado/Funcionário), o que foi contratado, o período (já vem pré-preenchido com o período do evento, ajustável se o terceirizado trabalha em outro intervalo), e o valor acordado. Pode ser vinculado tanto a um item de Serviço quanto de Locação.
Ao lado do nome da Pessoa aparece uma pill colorida com a categoria dela (Cliente, Fornecedor, Terceirizado, Funcionário ou Externo) — ajuda a identificar rápido quem é quem na lista, sem abrir o cadastro.
Ao vincular o terceirizado a um item específico, o cabeçalho do modal mostra em qual Sala e Equipamento aquele item está — evita confundir itens parecidos em Salas diferentes.
Se marcado, dispara o cálculo de impostos não destacados sobre aquele custo (conforme configurado nos Parâmetros).
Campo numérico opcional, sem correlação com nenhum outro cálculo por enquanto — serve só pra registrar, ex.: "10 Toalhas" junto do fornecedor contratado. Aparece na lista da aba e também no modal do ícone de terceirizados da Lista de Equipamentos.
Gera um PDF com todos os terceirizados do evento/orçamento, todas as colunas inclusive Quantidade.
A aba Financeiro reúne lançamentos, divisão de pagadores e o resumo.
Aqui ficam os lançamentos financeiros ligados ao evento/orçamento (a receber do cliente, a pagar de terceirizados/custos), com um resumo financeiro mostrando o total previsto, o realizado e o saldo do evento. É a visão de "quanto esse evento dá de resultado".
O botão "+ Novo Lançamento" abre 4 opções — Créditos, Débitos, Créditos variáveis, Débitos variáveis — cada uma já define se o lançamento nasce a receber ou a pagar. Ao escolher a Pessoa, o campo Plano de Contas pré-seleciona automaticamente uma conta, se a Pessoa já tiver contas vinculadas no cadastro dela (aba "Planos de conta", guia de Cadastro de Pessoas) — mas a lista continua mostrando todas as contas ativas, nunca trava só nas vinculadas. Você pode trocar pra qualquer outra conta normalmente.
Só aparece quando o Regime de apuração dos Impostos (Configurações > Parâmetros > Contábil) está em Caixa e há recebimento ainda incompleto neste Evento — soma o que falta gerar tanto do mecanismo genérico de impostos quanto do Simples Nacional. Esse valor já é descontado automaticamente da base de cálculo de qualquer comissão sobre Saldo Financeiro, pra não pagar comissão a mais sobre um imposto que ainda vai existir.
Um pill discreto em Recebimentos, Saldo a receber, Custos, Saldo financeiro, Valor em Serviços e Valor em Locação mostra o percentual daquele card em relação ao Valor do evento. "Valor do evento" e "Comissões recebidas" ficam de fora de propósito (sempre 100%, sem informação nova).
Último card da grade — um gráfico donut colapsado por padrão (clique pra expandir), com duas visões: Visão geral (Custos × Saldo financeiro) e Composição de custos (com a opção de agrupar por tipo — fixos/variáveis — ou por Plano de Contas, esta última só disponível aqui na aba Financeiro). Um anel interno fixo sempre mostra Serviços × Locação, junto de qualquer visão escolhida no anel externo.
Uma aba própria do Evento (não existe no Orçamento) pra planejar o financeiro antes de comprometer nada de verdade. Nada lançado aqui aparece no Financeiro, no Caixa, na DRE ou em Contas a Pagar/Receber até ser explicitamente copiado.
Mesmas opções de valor variável do Financeiro (percentual sobre valor do evento, comissões, saldo, serviços ou locação).
Seleciona uma ou várias previsões e confirma; cada uma vira um lançamento real, com o valor editável na hora da cópia (o previsto raramente é o contratado). A previsão original fica guardada, mostrando "previsto X, copiado Y".
Os lançamentos gerados por aqui nascem pendentes de aprovação, igual a qualquer lançamento vinculado a Evento — a aba não é um atalho pra furar a aprovação do financeiro, mesmo pra quem copia sendo Master. Os cards desta aba não batem de propósito com os da aba Financeiro: aqui o número é cenário (o que já está lançado mais o que está previsto e não copiado); lá é dinheiro consolidado de verdade. O ícone "?" de composição do Saldo, as badges de percentual e o card Análise gráfica (seção acima) também aparecem nos cards desta aba — com a diferença de que aqui a visão "Por Plano de Contas" não existe (esta aba só tem previsões, não lançamentos efetivados).
Quando mais de uma pessoa/empresa paga o mesmo evento (ex.: dois patrocinadores dividem a conta), a Divisão de Pagadores permite dividir o valor a receber entre eles.
Pra cada pagador, o sistema gera até 2 lançamentos a receber — um de Locação e um de Serviços — em vez de 1 só, rateados na mesma proporção do orçamento inteiro (com desconto já aplicado). Isso existe porque uma Fatura Fiscal de Locação, por exemplo, precisa somar só a parcela de Locação — um lançamento misto não daria pra separar depois.
Os lançamentos gerados aqui (e pelo Pré-faturamento, seção 11) carregam uma badge "Locação" ou "Serviços" em Contas a Receber e na lista de pendências do Agrupamento Financeiro — ajuda a escolher os lançamentos certos na hora de agrupar ou de gerar uma Fatura Fiscal.
Alguns valores do evento podem ser variáveis (definidos por estimativa e ajustados conforme o real acontece). Ao editar o valor de origem, os lançamentos automáticos que dependem dele (como impostos) são recalculados pra acompanhar.
O botão Finalizar Orçamento abre uma confirmação com uma prévia do que vai ser gerado (inclusive os impostos do Simples Nacional calculados sobre serviços e locação). Ao confirmar, o orçamento vira Finalizado e o financeiro é criado.
Quando o Orçamento não usa Divisão de Pagadores, o modal ganha 2 campos opcionais — Valor Locação e Valor Serviços — já com uma sugestão calculada, editável. Preencher gera o lançamento "Recebimento de Evento" daquela categoria junto da finalização, em vez de você ter que lançar manualmente depois; deixar em branco não gera nada naquela categoria. Se já existe algum recebimento lançado antes pra este Evento, o modal avisa o valor já lançado (sem bloquear) e os campos começam vazios.
A aba Impressão gera o PDF pra enviar ao cliente — com o cabeçalho e rodapé configurados nos Parâmetros, as Salas e itens, os descontos (se marcados pra exibir) e as informações de pagamento. Os checkboxes "Destaca serviços" e "Oculta valor unitário" controlam como os valores aparecem no documento. O layout de cada bloco (Salas, Totais, Assinaturas) é configurável — ver o guia de Personalização do PDF do Orçamento.
Duplica o Evento inteiro — todos os Orçamentos, Salas e Itens — pra um rascunho novo.
O botão Copiar Evento (no detalhe do Evento) cria um Evento novo com todos os Orçamentos originais copiados, cada um com suas Salas e Itens, sempre nascendo "Em orçamento" — mesmo que o original estivesse Aprovado ou Finalizado.
Um rascunho editável, gerado a partir do Orçamento aprovado, que vira o PDF final do Contrato.
No topo da aba Contratos do Evento, você escolhe como os Contratos deste Evento são organizados:
Cada Orçamento aprovado tem seu próprio Contrato — gerado na aba Contratos do Orçamento.
Um único Contrato somando todos os Orçamentos do Evento — gerado na aba Contratos do Evento.
Como o Agrupado, mas com os valores discriminados por Orçamento dentro do mesmo Contrato.
O botão Gerar Contrato aparece assim que o Orçamento sai de "Em orçamento" (Aprovado, Finalizado etc.) — mas em vez de abrir direto um PDF, ele cria um rascunho editável, com os placeholders do orçamento já substituídos (cliente, evento, local, período, valor total, forma de pagamento). O texto pode ser ajustado campo a campo antes de imprimir — útil pra uma cláusula específica daquele cliente, sem precisar mudar o modelo geral de todo mundo.
Cancelar nunca apaga — o rascunho atual fica guardado como histórico (com motivo e data, mesmo princípio do soft-delete de Evento/Orçamento, seção 4), e a aba volta a mostrar "Gerar Contrato" pra você começar um rascunho novo do zero.
Todo upload na aba Documentos pede um tipo: Contrato, Documentos do cliente ou Outros — é esse campo que decide se o botão "Gerar Contrato" trava.